<html>
  <head>

    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body>
    <p>Dear TF members, <br>
    </p>
    <p>Here are the minutes from our last call. <br>
    </p>
    <p>Cheers</p>
    <p>Ant<br>
    </p>
    <p><b><br>
      </b></p>
    <p><b>***<br>
      </b></p>
    <p><b>Draft Minutes – CoC TF Eleventh Call</b><br>
      <br>
      23 April 2021, 16:30 (UTC+1)<br>
      <br>
      <b>Present:</b> Denesh Bhabuta, Athina Fragkouli, Antony Gollan,
      Brian Nisbet, Leo Vegoda</p>
    <p><b>Summary: </b>The TF discussed how the (future) CoC Team would
      interact with the WG Chairs. This would best be seen as an ongoing
      relationship supported by regular communication rather than
      something defined by strict rules. As part of this, it was noted
      that the CoC Team should operate on the basis of reports, rather
      than proactively policing community discussions. The TF discussed
      how to respond to feedback objecting on the basis that this led
      down the path of socialism. It was agreed that this should be
      referred to the RIPE Chair team as it was out of scope for the TF.
      The TF discussed feedback from the community on its draft CoC
      (v4), noting that some people wanted more detail and examples
      while others preferred a focus on general principles. The tension
      between these points will be discussed in a BoF with the community
      at RIPE 82. The current draft also stated that the PCs of regional
      communities such as MENOG, ENOG and SEE would determine
      whether/how the CoC was implemented in their communities. It was
      agreed that no one appeared to want this, and so there should be a
      single CoC for all meetings organised by the RIPE NCC (perhaps
      with some implementation differences, such as local/regional CoC
      Teams).  <br>
      <br>
      <b>1. Minutes</b><br>
      <br>
      The minutes from the previous meeting were approved without
      changes. <br>
      <br>
      <b>2. Agenda</b><br>
      <br>
      Leo noted that he had added an item to the agenda regarding an
      email they had received on the CoC Task Force mailing list the day
      before and how they should respond. <br>
      <br>
      <b>3. Actions</b><br>
      <br>
      <b>- RIPE NCC to review reporting requirements to inform a process
        of improvements to the CoC (likely tooling and legal analysis).</b><br>
      <br>
      Antony said he and Athina had been looking at this. They had
      thought about the steps that would need to happen (report made,
      CoC Team informed, report archived, etc.) and then listed the
      legal considerations for each step (who can access reports, GDPR
      considerations, etc.) They had then tried to anticipate what would
      be needed in terms of implementation. Once the document was ready,
      they could share this with the group for feedback before
      approaching their technical colleagues within the RIPE NCC to get
      input from them. <br>
      <br>
      <b>- TF to think about how the CoC Team and WG Chairs would work
        together to manage discussions on MLs. </b><br>
      <br>
      Leo noted that Mirjam had shared some guidance on this recently
      and asked if everyone had read this. <br>
      <br>
      Brian said he’d talked to Mirjam about this. He thought it needed
      to be the case that the CoC Team shouldn’t be able to order the WG
      Chairs around. At the same time, the WG Chairs should not be able
      to ignore the CoC Team. It needed to be about cooperation. <br>
      <br>
      Leo said this probably needed more thought. He thought this would
      be a relationship that would need to be sustained. <br>
      <br>
      Denesh asked if there could be something to support an ongoing
      dialogue between the CoC Team and the WG Chairs (perhaps a mailing
      list or a chat channel). That way, if something came up on the
      lists, the CoC Team could raise the issue with the relevant WG
      chairs before it became an issue. <br>
      <br>
      Brian said he was all for more communication between the two
      groups, but he didn’t think they should set an expectation that
      the CoC Team would be proactively looking for issues – it should
      operate on the basis of reports. However, he agreed that it would
      be a relationship and there would need to be a dialogue. The
      chairs couldn’t take a “My WG – my rules” approach. He wanted to
      be careful to ensure they didn’t create a strict set of rules for
      this, as it was better to have a loose and ongoing relationship
      that was maintained by both sides. <br>
      <br>
      Denesh agreed and thought this was why they might want a real-time
      channel, as it would allow an agreement to be reached much
      quicker. <br>
      <br>
      Leo said he did like the idea of WG chairs having the ability to
      ask questions from other people to get broader input. Having
      someone they could trust to look out for the community’s best
      interest would be helpful, and having some kind of tooling along
      these lines would be good. He added that this could use some more
      thought, and so he would keep it on the agenda for the next
      meeting. It could also roll back into the tooling action item
      above. <br>
      <br>
      Brian suggested (possibly after RIPE 82), they might want to have
      a group call with the RIPE Chair Team before they started handing
      things over to a CoC Team. <br>
      <br>
      Leo said it would be good to have that on the agenda for their
      next discussion with the RIPE Chair Team. He added that when
      Denesh and he had met them last time, they discussed that as the
      TF was quite small, they were happy to meet with the entire TF
      (the only reason not to do this was in terms of the coordination
      of diaries). <br>
      <br>
      <b>- TF to think about the appropriate level of process that would
        allow improvements to the CoC. </b><br>
      <br>
      Leo said they needed to get the balance right between
      formal/informal. If they wanted to repeat the current [TF] process
      to make future improvements to the CoC, it would take quite a lot
      of time. On the other hand, if an alternative approach was too
      lightweight, it might be easier to make mistakes. <br>
      <br>
      Brian said he thought they should approve three documents and then
      the TF should disband. They would then have a CoC Team, and these
      would be the best people to drive the process. Maybe there would
      be a need for a future TF if that process broke down, or if huge
      changes were needed, but otherwise he thought it should be that
      team that was responsible for this. He thought their work as a TF
      was going well – but it had also gone very slowly. There were
      valid reasons for this – it was the nature of the RIPE community
      and the various legal and other interests involved. <br>
      <br>
      Leo said he shared Brian’s understanding that the TF would disband
      at the completion of their third document. His intention was that
      they provide some level of guidance in their documents on how to
      update those documents. If they didn’t provide some guidance on
      the process, it could become chaotic, and that would not be to
      anyone’s advantage. <br>
      <br>
      He thought they should give this some thought and so he would
      carry over this action item. <br>
      <b><br>
      </b><b>- TF to think about their schedules between April/June and
        consider changing call times. This can be coordinated via the ML
        to allow a new schedule before April.</b><br>
      <br>
      Leo said they had meetings booked until the end of June, so they
      could close this item. <br>
      <br>
      <b>4. Feedback</b><br>
      <br>
      <b>- Responding to Rolf</b><br>
      <br>
      Leo said he had two questions: 1) whether Rolf’s request was
      within their scope, and 2) what they should do. He thought Rolf
      was talking about RIPE rather than the RIPE NCC (as in his email)
      and he noted that it he addressed his email to the Diversity TF.
      He noted that Rolf said he wanted them to move away from socialist
      ideas and adopt an apolitical stance. He found it difficult to
      think about how to reply to the email. He read it as: “I don’t
      like what you’re doing, so please don’t do it.”<br>
      <br>
      Denesh said the way he read it, it seemed like he was protesting
      change – i.e. “This is how things used to be, they worked well –
      so why change?” He agreed that this was out of their scope, and it
      should go to the RIPE Chair Team. He didn’t understand the
      political aspect that Rolf was talking about, he assumed he was
      concerned with political correctness, but it wasn’t about that –
      it was about the community addressing issues. <br>
      <br>
      Brian said he’d seen a lot of this reactionary stuff in response
      to diversity and inclusion efforts that assumed all of this led to
      Soviet Russia. He was actually surprised they hadn’t gotten more
      of this, but agreed this wasn’t for the TF to deal with. <br>
      <br>
      Leo said he would ask Mirjam and Niall to handle this, as he
      didn’t think it was within their scope – especially since it
      addressed the Diversity TF and they couldn’t have impact on the
      charter of another TF. <br>
      <br>
      <b>- Tension between calls for additional details in lists and
        calls for less detail with greater focus on general guiding
        principles</b><br>
      <br>
      Leo said there were two items he had pulled out for discussion.
      The first was the tension between the request for more specific
      details on one side, and those who wanted less detail and more
      focus on general principles on the other. To give examples, it
      seemed Jordi wanted a lot more detail, while Randy wanted less
      detail and more focus on principles. They could go with one
      approach or the other – otherwise they could make slight
      adjustments and stick with the balance they currently had. <br>
      <br>
      Denesh said they would always get a pull between these two
      perspectives. They had started with general principles and a small
      list, but had added more detail to avoid ambiguity. And now people
      wanted both more and less detail. He thought they would never
      resolve this completely. <br>
      <br>
      Brian agreed with Denesh. He was on Randy’s side on this and
      thought it was not possible to please everyone. As a community of
      engineers, they were liable to ask why they couldn’t map a
      specific example against the document. It was impossible to cover
      everything, and the more precise they got, the more likely it was
      that people could argue that something not explicitly identified
      in the CoC was allowed. He thought they should continue as they
      were. <br>
      <br>
      Leo asked Athina if there were advantages or disadvantages with
      either approach from an implementation and enforcement
      perspective.  <br>
      <br>
      Athina said if they could agree on certain negative behaviours
      that were unacceptable, there was no harm in providing a
      non-exhaustive list. It was impossible to provide a full list.
      Even in legal codes, you had general principles and some general
      rules, and you tried to make these as broad as possible to fit
      specific situations. It was perfectly acceptable to provide a
      non-exhaustive list. They could look at some of the feedback and
      see if there were any points that were valid and created a new
      principle that they should include. She suggested they could make
      a table with a list of the points made and for each item say why
      they thought the draft should be amended (or not). <br>
      <br>
      Leo said he was on the side of general principles. Even though
      they had tried to be careful with their language to make it clear
      that these were non-exhaustive lists, they could give the wording
      more attention when they reviewed the draft. <br>
      <br>
      Leo noted that their BoF at RIPE 82 had been approved. He said he
      could draft some slides for this with some alternatives and they
      could use this to get feedback from the community.<br>
      <br>
      Action: Leo to draft slides for RIPE 82 BoF to support discussion
      with the community on the balance between precise definitions vs
      general principles.<br>
      <br>
      <b>- CoC TF and ENOG, MENOG, and SEE.</b><br>
      <br>
      Leo asked if there was any view within the RIPE NCC on this. <br>
      <br>
      Antony said what he and Athina had originally intended was not
      necessarily to say that the PCs of these communities had any role
      “as PCs”, but as representatives of their communities that they
      could easily contact and have a discussion with. Thinking of the
      mailing lists for these communities, it was unlikely that a mail
      sent there would get a response, for example. He understood that
      at least one of these PCs had indicated they weren’t interested in
      speaking on behalf of their community in this way.  <br>
      <br>
      Leo said he understood they had been using “PC” as a stand-in for
      “independently organised.” In his discussions with the RIPE Chair
      Team, he understood that the RIPE NCC was the organiser of the
      meetings for these communities. When they had started discussing
      this as a TF, they hadn’t properly understood what the
      organisational status of these communities was. He thought they
      needed clarity on this – whether they were separate communities or
      activities of the RIPE community that were organised by the RIPE
      NCC. <br>
      <br>
      Athina said she thought they should clarify whether they were
      talking about whether these communities would “adopt” the RIPE CoC
      or whether they were talking about how they would implement the
      CoC. For example, the same CoC might be implemented, but with
      different regional CoC Teams making any determinations. She
      understood they were talking about the latter case. <br>
      <br>
      Brian said the message they’d gotten from the community (that was
      paying attention and engaging on the topic) was that they didn’t
      understand why the TF was asking the question. With the RIPE Chair
      Team and the RIPE NCC Managing Director seemingly behind the idea
      of a single CoC for all of RIPE, it seemed they should be able to
      do this. He’d prefer they had one CoC that was implemented by
      regional CoC Teams, and if communities wanted logistical support
      or funding from the RIPE NCC, they would need to abide by it. <br>
      <br>
      Leo said one of the advantages of the approach they’d taken was
      that they’d asked and no one had requested that the CoC not apply
      to their community. Because they hadn’t received this feedback, if
      they now changed the wording to something along the lines of
      “Wherever there is a RIPE NCC event that is not a RIPE Meeting, it
      will use this CoC unless there is another CoC that provides a
      viable alternative.” This made it an implementation problem. He
      was thinking about this from a volunteer perspective – if they had
      this being used for all of the various RIPE NCC meetings
      (including the various governmental meetings as well as regional
      meetings), that might create quite a burden on a single CoC Team.
      But if they’d moved from “Are we going to do this?” to “How are we
      going to do this? – then that was process. Based on the nodding
      heads on the call, he said that the agreement was that the CoC
      would apply to all events organised by the RIPE NCC and they would
      next need to think about how this would work. <br>
      <br>
      Brian said if they updated the text, they might need to consider
      specifying who made the decision (about how/whether the CoC was
      implemented). <br>
      <br>
      Leo said he was thinking the approach could be to say that the CoC
      applied unless there was another CoC that was just as good. He was
      thinking in terms of various financial regulations that allowed an
      equivalent regulator in another country to act as a substitute for
      the one in the home country. <br>
      <br>
      Brian asked who decided whether an alternative CoC was just as
      good. <br>
      <br>
      Leo said that was an implementation question. There were people
      within the RIPE NCC who might be able to look at this. As they
      would be the ones organising the event, perhaps it would be
      preferable for them to assess this. He asked Athina if he had just
      dumped something big on them. <br>
      <br>
      Athina asked who they (the RIPE NCC) were to impose the CoC on
      another community? <br>
      <br>
      Leo said as long as they weren’t aware of an alternative CoC, he
      didn’t think they should worry about it at this stage. <br>
      <br>
      Athina agreed and added that it would be good to have this clarify
      in the scope.<br>
      <br>
      Leo said they would have some time to agree on the wording. <br>
      <br>
      <b>5. AoB</b><br>
      <br>
      Brian noted that in another community they were currently dealing
      with the weaponisation of a CoC. This essentially came down to
      someone claiming another person had used insulting language
      against them. They were right, but this had been in reaction to
      threatening communication from the person making the complaint. He
      was mentioning this because in their CoC, they talked about
      aggressive communication and being accepting of disagreement. He
      thought this was right, but they needed to consider what happened
      if someone reacted to another person who broke the CoC with
      language or behvaiour that itself broke the CoC. <br>
      <br>
      Leo said this was about making it clear that they should rely more
      on principles than lists of behaviour, and making it clear that
      they were relying on the CoC Team to use its good sense. <br>
      <br>
      Brian said he was aware of some good wording from another source
      and he would share it with the group. <br>
      <br>
      Brian noted that the BoF at RIPE 82 would require strong
      moderation, as people could start ratholing. People would need to
      be able to voice their opinion, but it would be important to keep
      the session on track. <br>
      <br>
      Leo said he thought they were right, and they would need to plan
      this correctly. <br>
      <br>
      <b>6. Action Items</b><br>
      <br>
      <b>Action: TF to review ML guidance from Mirjam </b><b><br>
      </b><b>Action: TF to think about implementing a method for WG
        chairs could get advice about implementing the CoC in their WG</b><b><br>
      </b><b>Action: Leo to draft slides for RIPE 82 BoF to support
        discussion with the community on the balance between precise
        definitions vs gen</b>eral principles <br>
      <b>Action: Leo to include an updated agenda to ensure a correct
        balance between communicating and listening from the community</b><br>
      <br>
      <br>
    </p>
  </body>
</html>